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Document Processing Automation

Negli ultimi anni le aziende hanno fortemente modificato il loro modo di operare, adeguando i propri processi interni alle esigenze di business. In questo senso i sistemi informativi rappresentano una risorsa fondamentale a supporto delle decisioni del management, dell’operatività degli utenti, dell’automazione di processo. Oggi esistono applicazioni enterprise fortemente strutturate, ricche di contenuti informativi, con funzionalità estremamente sofisticate e secondo una logica di integrazione sia al proprio interno sia verso applicazioni esterne. Sono soluzioni ben note a tutti:

Tuttavia il contenuto informativo controllato dalle applicazioni enterprise rappresenta una parte, talvolta persino minoritaria, da un punto di vista quantitativo. Quanta parte di contenuto è infatti residente nella documentazione cartacea ricevuta o prodotta dall’azienda (le fatture dei nostri fornitori, gli ordini dei nostri clienti, i contratti con i nostri partner, le comunicazioni con il personale dell’azienda, solo per citare alcuni esempi); ma anche quella generata dai sistemi informativi aziendali e che “diventa” documento cartaceo a sé stante (le fatture cliente, gli ordini ai fornitori, un bilancio aziendale o un forecast di vendita, etc.). Per non parlare infine di qualcosa di diverso dalla carta, ma molto affine ad essa da un punto di vista di gestione informativa, come i documenti o file elettronici (file Word, Excel, Acrobat, etc., ma anche le email, le pagine Internet, le ricerche su motori web, etc.). Le informazioni non strutturate possono rappresentare oltre il 50% del knowledge dell’azienda e non sono organizzate, catalogate, archiviate, fruite. In poche parole, le aziende non hanno una visione unitaria ed integrata del proprio patrimonio informativo.

Come affrontare tali problematiche? Comprando un prodotto di document management, magari tra i migliori del mercato? Kartula propone ai clienti un approccio qualificato: partire dai processi prima che dalle soluzioni, magari quelli “document intensive”, individuandone sia gli aspetti di inefficienza (costi legati a produzione e gestione superflua della carta, tempi e risorse impiegati in maniera non produttiva, etc.) sia quelli di inefficacia (informazioni disperse e quindi non fruibili da parte dei sistemi enterprise). E’ importante infatti alimentare la catena del valore affinché l’azienda sia in grado di controllare ed utilizzare opportunamente il proprio contenuto informativo; ciò le consente di operare in maniera più tempestiva, più consapevole, più orientata ad una efficace gestione del rischio di impresa.

Le applicazioni corporate sono il cuore dell’informazione aziendale; le soluzioni documentali devono quindi garantire un adeguato livello di integrazione e non rappresentare delle applicazioni a sé stanti. Tale integrazione, agevolata dalle tecnologie oggi disponibili sul mercato, deve essere perseguita a livello funzionale, facendo sì che il “documento” diventi un “contenuto” dei sistemi informativi aziendali, pienamente inserito nei processi operativi e fruibile a livello informativo. Le soluzioni documentali pertanto non devono essere valutate esclusivamente sulla base delle caratteristiche tecnologiche di elaborazione e riconoscimento di documenti cartacei, bensì dalla capacità di fornire un reale ausilio alla automazione dei processi. Tale visione integrata va sotto il nome di Document Processing Automation.